在社會(huì)一步步向前發(fā)展的今天，很多地方都會(huì)使用到制度，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。到底應(yīng)如何擬定制度呢？
文件管理制度 1
第一節(jié)文件收發(fā)
1、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā)；須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。
2、文件簽發(fā)后，送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。
3、文件和原稿，由辦公歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>
4、屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。
5、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。
6、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公主管提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
7、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。
8、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
9、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書打印
1、服務(wù)中心的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
2、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門負(fù)責(zé)人不在時(shí)，可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
3、私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。
4、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)，保證文字和格式不出錯(cuò)誤。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。
5、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。
6、文印室對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列辦公開支。
7、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備，保證使用效率。
第三節(jié)文件書寫
一、行文類別
（1）請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用'請(qǐng)示'。
（2）報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用'報(bào)告'。
公司管理制度體系文件文件編號(hào)：qms—wy—0203
文件名稱：日常辦公管理制度
版本號(hào)：第1版
修改次數(shù)：0
章節(jié)內(nèi)容：公文處理管理制度
（3）指示：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用'指示'。
（4）布告、公告、通告：對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用'布告'；向國內(nèi)外宣布重大事件，'用公告'；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用'通告'。
（5）批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用'批復(fù)'。
（6）通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用'通知'。
（7）通報(bào)：表揚(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的`事項(xiàng)，用'通報(bào)'。
（8）決定、決議：對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，用'決定'；經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用'決議'。
（9）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用'函'。
（10）會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用'會(huì)議紀(jì)要'。
（11）合同：適用于各種合作關(guān)系，合作事項(xiàng)的訂立。
（12）其他：
1、司法文書：依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>
2、宣傳海報(bào)、溫馨提示、簡(jiǎn)報(bào)：主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。
二、書寫格式
（1）紙張：一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
（2）邊距：上下：2.54 cm，左右3.17 cm
（3）圖文顏色：未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
（4）排版規(guī)格：標(biāo)題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號(hào)，副標(biāo)題加粗，一般每面排38每行32個(gè)字。
（5）裝訂要求：左側(cè)裝訂，不掉頁。
（6）主要標(biāo)題順序號(hào)：依次為一、，（一），1、，（1）。
（7）份數(shù)序號(hào)：在版面葉頁腳頁碼，多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號(hào)。
（8）附件：有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚
（9）落款成文時(shí)間：以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標(biāo)全；'零'寫為'o'，相互對(duì)稱；加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間，如果落款頁沒有正文，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決。
（10）正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。
（11）財(cái)務(wù)文書書寫按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內(nèi)容要求：
（1）符合國家法律法規(guī)以及地方政策，按照公司各項(xiàng)管理制度。
（2）內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動(dòng)活潑。
（3）內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求，使用通俗語言，簡(jiǎn)明平實(shí)，準(zhǔn)確反映信息。
文件管理制度 2
文件發(fā)放管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，它旨在規(guī)范公司內(nèi)部文件的分發(fā)、存檔和管理，確保信息流通的安全、高效。該制度涵蓋了文件的分類、編號(hào)、審批、發(fā)放、回收、銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)。
內(nèi)容概述：
1、文件分類：明確各類文件的性質(zhì)，如行政文件、財(cái)務(wù)文件、技術(shù)文件等，以便合理歸檔。
2、編號(hào)規(guī)則：制定統(tǒng)一的文件編號(hào)體系，便于查找和跟蹤文件。
3、審批流程：設(shè)定文件發(fā)放前的`審批流程，確保信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。
4、發(fā)放管理：規(guī)定文件的發(fā)放對(duì)象、方式和時(shí)間，防止信息泄露。
5、存檔保存：制定文件的保存期限和存儲(chǔ)方式，保證文件的完整性和可追溯性。
6、回收銷毀：明確文件的回收程序和銷毀標(biāo)準(zhǔn)，保護(hù)企業(yè)信息安全。
文件管理制度 3
質(zhì)量文件管理制度是我們企業(yè)運(yùn)營的核心組成部分，旨在確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量達(dá)到或超過客戶的期望。這項(xiàng)制度涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、實(shí)施到更新、廢棄的全過程管理，旨在通過規(guī)范化的流程，保證質(zhì)量管理體系的`有效運(yùn)行。
內(nèi)容概述：
1.文件分類與編碼：明確各類文件（如作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)程等）的分類，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于管理和檢索。
2. 文件編寫：規(guī)定文件的格式、內(nèi)容要求，確保文件清晰、準(zhǔn)確、完整，能夠指導(dǎo)實(shí)際操作。
3.文件審批：設(shè)立審批流程，確保文件的合規(guī)性和適用性，防止錯(cuò)誤信息的傳播。
4.文件發(fā)布與分發(fā)：控制文件的版本，確保員工使用的是最新有效的版本。
5.文件執(zhí)行：監(jiān)督文件的執(zhí)行情況，確保其在實(shí)際工作中得到遵循。
6.文件修訂與更新：定期審查文件的有效性，及時(shí)進(jìn)行修訂和更新，適應(yīng)業(yè)務(wù)變化。
7.文件存檔與廢棄：妥善保存歷史版本，按規(guī)定條件和程序廢棄不再使用的文件。
文件管理制度 4
前言：
為貫徹執(zhí)行《中華人民共和國計(jì)量法》，強(qiáng)化公司計(jì)量基礎(chǔ)工作，改善公司經(jīng)營管理，提高公司素質(zhì)，確保量值傳遞準(zhǔn)確，保證公司產(chǎn)品質(zhì)量和降低物質(zhì)消耗，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本管理制度。
1.計(jì)量組織及人員職責(zé)
1.1計(jì)量組織
本公司計(jì)量工作在管理者代表的領(lǐng)導(dǎo)下、由品管科歸口管理。品管科計(jì)量員負(fù)責(zé)整個(gè)公司計(jì)量工作的日常管理，各車間班組長(zhǎng)作為兼職計(jì)量員負(fù)責(zé)管轄內(nèi)的計(jì)量管理。
1.2人員職責(zé)
1.2.1計(jì)量工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
負(fù)責(zé)公司計(jì)量工作的全面領(lǐng)導(dǎo)；
負(fù)責(zé)國家有關(guān)計(jì)量法律法規(guī)在公司的貫徹落實(shí)；負(fù)責(zé)審核公司計(jì)量器具配置規(guī)劃；負(fù)責(zé)審批公司計(jì)量器具檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃；負(fù)責(zé)審核公司計(jì)量管理制度。
1.2.2品管科負(fù)責(zé)人
負(fù)責(zé)公司計(jì)量工作的具體領(lǐng)導(dǎo)；負(fù)責(zé)編制公司計(jì)量管理制度；
負(fù)責(zé)督促公司計(jì)量管理制度的有效實(shí)施；負(fù)責(zé)制定計(jì)量器具的配置/檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃；負(fù)責(zé)核準(zhǔn)計(jì)量器具的內(nèi)部校準(zhǔn)結(jié)果；
負(fù)責(zé)組織新購計(jì)量器具/送修計(jì)量器具回廠的驗(yàn)收；負(fù)責(zé)計(jì)量檢測(cè)點(diǎn)的確定并確保進(jìn)行相應(yīng)的計(jì)量檢測(cè)。
1.2.3品管科計(jì)量員
負(fù)責(zé)公司計(jì)量工作的日常管理；負(fù)責(zé)編制計(jì)量器具的內(nèi)部校準(zhǔn)規(guī)程；負(fù)責(zé)編制計(jì)量器具編號(hào)及管理臺(tái)帳；負(fù)責(zé)執(zhí)行計(jì)量器具的內(nèi)部校準(zhǔn)；
負(fù)責(zé)組織計(jì)量器具的送檢；
負(fù)責(zé)計(jì)量器具使用狀況及維護(hù)保養(yǎng)的督查；負(fù)責(zé)計(jì)量管理相關(guān)表格的填報(bào)；負(fù)責(zé)計(jì)量文件/資料檔案的保管。
1.2.4各車間班組兼職計(jì)量員
負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)計(jì)量工作的管理；負(fù)責(zé)在班組貫徹落實(shí)公司計(jì)量管理制度；
負(fù)責(zé)督促管轄范圍內(nèi)計(jì)量器具的日常維護(hù)/保養(yǎng)，確保使用的計(jì)量器具狀態(tài)良好；
負(fù)責(zé)計(jì)量管理相關(guān)記錄的收集/整理/保管。
2.計(jì)量器具采購/入庫/流轉(zhuǎn)
2.1計(jì)量器具的采購
2.1.1請(qǐng)購
各部門根據(jù)實(shí)際需求提出計(jì)量器具采購申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人填寫《采購計(jì)劃單》，明確計(jì)量器具的名稱、型號(hào)、準(zhǔn)確度、精密度、量程等資料，然后交品管科負(fù)責(zé)人確認(rèn)，再由管理者代表或總經(jīng)理核準(zhǔn)，最后交由采購部執(zhí)行采購。
2.1.2計(jì)量器具生產(chǎn)/供應(yīng)廠家的選擇及采購執(zhí)行
采購部接到經(jīng)批準(zhǔn)的《采購計(jì)劃單》后，即著手選擇計(jì)量器具的生產(chǎn)廠家，計(jì)量器具生產(chǎn)廠家要有生產(chǎn)許可證，且在其生產(chǎn)的器具或包裝上有明確的標(biāo)識(shí)。同時(shí)具備質(zhì)量保證能力和售后服務(wù)能力。一般計(jì)量器具的采購可直接到計(jì)量器具的供應(yīng)商店考察，對(duì)照實(shí)物并查看相關(guān)說明書，了解生產(chǎn)廠家資格，比對(duì)價(jià)格等，確認(rèn)符合要求即可購買。如果是大型貴重的計(jì)量器具，采購部應(yīng)充分聽取使用部門、項(xiàng)目工程師及品管科的意見并進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)，綜合評(píng)估然后選定一家質(zhì)量保證、價(jià)格合理的生產(chǎn)/供應(yīng)廠商報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)再落單訂貨，如需與廠商進(jìn)行技術(shù)談判應(yīng)請(qǐng)專業(yè)人員參加，就計(jì)量器具的性能、品質(zhì)、價(jià)格、交貨期、保修、備件及操作培訓(xùn)等事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后簽訂正式采購合同，并按合同約定的事項(xiàng)執(zhí)行。
2.2計(jì)量器具的入庫
2.2.1計(jì)量器具的。驗(yàn)收
計(jì)量器具到廠后，采購部即通知品管科，由品管科負(fù)責(zé)人組織使用單位、專業(yè)人員、計(jì)量員對(duì)計(jì)量器具進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收的主要項(xiàng)目是：
A.隨機(jī)資料和備件是否齊全；
B.設(shè)備狀態(tài)是否正常；
C.按設(shè)備說明書或相關(guān)作業(yè)指引調(diào)試設(shè)備是否正常。驗(yàn)收后，品管科計(jì)量員填寫《監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備驗(yàn)收單》交采購部，驗(yàn)收合格則準(zhǔn)予入庫，驗(yàn)收不合格則由采購部與供應(yīng)商協(xié)商作退貨處理或其它妥善的解決方式。
2.2.2計(jì)量器具的編號(hào)/臺(tái)帳
計(jì)量器具驗(yàn)收合格后，品管科計(jì)量員即對(duì)計(jì)量器具進(jìn)行編號(hào)，并登錄于《監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備臺(tái)帳》中列管。
2.2.3計(jì)量器具的入庫
計(jì)量器具驗(yàn)收合格后，采購部將發(fā)票連同驗(yàn)收單辦理入庫手續(xù)，若手續(xù)不全，倉管有權(quán)拒絕入庫，財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕報(bào)銷。
2.3計(jì)量器具的流轉(zhuǎn)
2.3.1計(jì)量器具的領(lǐng)用
計(jì)量器具編號(hào)登錄后，品管科計(jì)量員即通知使用單位領(lǐng)用。領(lǐng)用時(shí)使用單位需填寫《監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備移交單》，由品管科計(jì)量員保存?zhèn)浒浮?/p>
2.3.2計(jì)量器具的流轉(zhuǎn)
2.3.2.1當(dāng)計(jì)量器具需在公司內(nèi)部借用時(shí)，由借用單位向被借用單位提出借用申請(qǐng)，若同意借用則由借用單位復(fù)印一份《借用申請(qǐng)單》給品管科計(jì)量員備案。若由于公司業(yè)務(wù)的調(diào)整，需對(duì)公司計(jì)量器具進(jìn)行調(diào)配時(shí)，由品管科提出方案，經(jīng)管理者代表審批后執(zhí)行，品管科計(jì)量員則予以登記備案。
2.3.2.2原則上，本公司計(jì)量器具不允許外借，若確實(shí)需要外借，必須經(jīng)品管科負(fù)責(zé)人同意和管理者代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)，品管科計(jì)量員需跟進(jìn)外借計(jì)量器具的歸還時(shí)間及其歸還時(shí)的狀態(tài)。必要時(shí)需進(jìn)行校準(zhǔn)/檢定后才能使用。
3.計(jì)量器具的檢定/校準(zhǔn)
3.1計(jì)量器具的分類
根據(jù)計(jì)量器具的應(yīng)用范圍，對(duì)計(jì)量器具進(jìn)行分類管理，本公司計(jì)量器具分A、B、C共三類。品管科根據(jù)以下分類原則對(duì)公司所有計(jì)量器具進(jìn)行分類，在計(jì)量器具臺(tái)帳上予以注明。
3.1.1用于產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)、貿(mào)易結(jié)算、環(huán)境安全衛(wèi)生計(jì)量檢測(cè)和公司同類計(jì)量最高標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量器具為A類；
3.1.2用于內(nèi)部物料、能源消耗考核、工藝參數(shù)監(jiān)控、機(jī)修使用等相應(yīng)的計(jì)量器具為B類；
3.1.3用于指示功能其指示值僅做參考的計(jì)量器具為C類。
3.2計(jì)量器具的檢定/校準(zhǔn)
3.2.1臨時(shí)檢定/校準(zhǔn)
有下列情形之一時(shí)，計(jì)量器具的使用部門應(yīng)提出臨時(shí)檢定/校準(zhǔn)要求，品管科審核確認(rèn)后，組織實(shí)施檢定/校準(zhǔn)。a）b）c）d）新購計(jì)量器具；固定放置的計(jì)量器具遷移后；計(jì)量器具維修后；對(duì)數(shù)據(jù)產(chǎn)生懷疑時(shí)。
3.2.2周期檢定/校準(zhǔn)
3.2.2.1檢定/校準(zhǔn)方式
1）A類計(jì)量器具需由具有資格和能力的法定計(jì)量測(cè)試機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢定；
2）B類計(jì)量器具由品管科進(jìn)行內(nèi)部校準(zhǔn)；
3）C類計(jì)量器具可以免校。
3.2.2.2檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃
品管科根據(jù)計(jì)量器具的類別及使用頻率確定檢定/校準(zhǔn)周期，在《監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備臺(tái)帳》上注明，并于每年12月份制定下計(jì)量器具的《檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃》，經(jīng)管理者代表審批后分發(fā)相關(guān)部門。
3.2.2.3檢定/校準(zhǔn)的執(zhí)行
1）外校
a）品管科根據(jù)校驗(yàn)計(jì)劃，在有效期到期前，通知計(jì)量器具使用部門做好檢定/校準(zhǔn)準(zhǔn)備。如果該計(jì)量器具屬于“外校”，則由品管科統(tǒng)籌安排，聯(lián)系條件符合的機(jī)構(gòu)，洽談檢定/校準(zhǔn)時(shí)間和方式（送檢或由檢定機(jī)構(gòu)來公司檢定），由其執(zhí)行檢定。
b）檢定結(jié)束后，由檢定機(jī)構(gòu)出具檢定報(bào)告和合格證，品管科將合格證張貼于計(jì)量器具合適的部位或其外包裝上，標(biāo)明其檢定狀態(tài)。
2）內(nèi)校
a）屬于“內(nèi)校”的計(jì)量器具，由品管科執(zhí)行校準(zhǔn)，校準(zhǔn)時(shí)需嚴(yán)格按計(jì)量器具的內(nèi)校規(guī)程進(jìn)行，并做好內(nèi)校記錄。
b）內(nèi)校完成后，品管科根據(jù)內(nèi)校結(jié)果，在計(jì)量器具合適的部位或其外包裝上張貼校準(zhǔn)標(biāo)識(shí)，以標(biāo)明其校準(zhǔn)狀態(tài)。
3.2.2.4檢定/校準(zhǔn)不合格的處理
1）由品管科貼上不準(zhǔn)使用標(biāo)識(shí)，并及時(shí)組織修理，修理好后再進(jìn)行檢定/校準(zhǔn)。無法修理的計(jì)量器具，由使用部門填寫《監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單》申請(qǐng)報(bào)廢，經(jīng)品管科確認(rèn)、管理者代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以報(bào)廢。
2）對(duì)使用該不合格計(jì)量器具測(cè)量的產(chǎn)品，由品管科組織追溯、重檢，以評(píng)估之前所測(cè)量結(jié)果的有效性，并采取妥善的處理措施。
4.計(jì)量器具的貯存、搬運(yùn)、使用、維護(hù)和保養(yǎng)
4.1計(jì)量器具應(yīng)按其使用說明書的要求貯存于合適的環(huán)境中。
4.2搬移計(jì)量器具時(shí)，必須小心謹(jǐn)慎，以防受外力撞擊損傷或造成精確度的下降。搬運(yùn)重量大精度高的計(jì)量器具應(yīng)由品管科進(jìn)行指導(dǎo)，并使用合適的搬運(yùn)工具，搬移后應(yīng)由品管科對(duì)其進(jìn)行檢查確認(rèn)，必要時(shí)要經(jīng)過檢定/校準(zhǔn)合格后再繼續(xù)使用。
4.3凡投入使用的A、B類的計(jì)量器具必須經(jīng)過檢定/校準(zhǔn)合格，而且在有效期內(nèi)，C類計(jì)量器具也需由品管科對(duì)其狀態(tài)進(jìn)行確認(rèn)，嚴(yán)禁使用不合格的計(jì)量器具。
4.4計(jì)量器具使用人員必須熟悉掌握其使用方法，并嚴(yán)格按操作規(guī)程進(jìn)行操作，無關(guān)人員不得擅自使用。發(fā)現(xiàn)計(jì)量器具異常時(shí)，不得擅自拆卸或損壞計(jì)量器具，應(yīng)通知品管科，由品管科組織專業(yè)人員進(jìn)行處理。
4.5計(jì)量器具使用部門和人員要經(jīng)常對(duì)計(jì)量器具進(jìn)行維護(hù)/保養(yǎng)，使用后要清除計(jì)量器具上的灰塵、污垢等異物，保持計(jì)量器具整潔、完好。
5.計(jì)量檢測(cè)
5.1項(xiàng)目工程師負(fù)責(zé)對(duì)每個(gè)產(chǎn)品制定工藝規(guī)范、原材料標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，確定需要檢測(cè)的工藝參數(shù)、原材料、產(chǎn)品質(zhì)量指標(biāo)，品管科確認(rèn)計(jì)量“檢測(cè)點(diǎn)”并配置相應(yīng)的計(jì)量器具對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)，并保持檢測(cè)記錄。
5.2原材料進(jìn)廠、生產(chǎn)領(lǐng)料、生產(chǎn)投料、產(chǎn)品分裝、產(chǎn)品出廠必須進(jìn)行嚴(yán)格的計(jì)量，而且要填寫相應(yīng)的進(jìn)倉單、領(lǐng)料單、投料記錄、產(chǎn)品分裝記錄、出貨記錄，載明計(jì)量數(shù)值和計(jì)量單位。
5.3生產(chǎn)/生活用電、用水、用油要通過相應(yīng)的計(jì)量器具進(jìn)行計(jì)量，能夠細(xì)分的盡量細(xì)分，計(jì)量結(jié)果也要進(jìn)行記錄，便以考核各種物、能源消耗以及產(chǎn)品成本的正確核算。
5.4環(huán)境、安全、衛(wèi)生的監(jiān)測(cè)一般委托有資格的相關(guān)監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)，但較簡(jiǎn)單的項(xiàng)目可以由公司進(jìn)行檢測(cè)。
5.5應(yīng)使用國家法律法規(guī)規(guī)定的計(jì)量單位。
6.計(jì)量監(jiān)督管理
6.1現(xiàn)場(chǎng)品管員每天對(duì)車間使用的計(jì)量器具的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，督促車間對(duì)計(jì)量器具進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)計(jì)量器具異常則及時(shí)報(bào)告品管科計(jì)量員進(jìn)行處理。
6.2品管科負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)驗(yàn)室使用的計(jì)量器具的準(zhǔn)確性進(jìn)行日常檢查，督促檢測(cè)人員對(duì)計(jì)量器具進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)計(jì)量器具異常則及時(shí)進(jìn)行處理。
6.3品管科計(jì)量員定期或不定期對(duì)公司所有計(jì)量器具進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)處理。
6.4現(xiàn)場(chǎng)品管員按規(guī)定的頻率和數(shù)量抽檢投料數(shù)量、包裝重量的準(zhǔn)確性，同時(shí)檢查實(shí)際包裝重量與標(biāo)識(shí)的符合性，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)處理。
6.5品管科負(fù)責(zé)對(duì)公司計(jì)量管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)違反計(jì)量管理制度的單位提出整改要求，并跟進(jìn)整改效果，直到問題得到徹底解決。
7.計(jì)量檔案資料管理
計(jì)量檔案資料包括相關(guān)計(jì)量器具管理臺(tái)帳、計(jì)量器具周期檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃、計(jì)量器具檢定/校準(zhǔn)報(bào)告、內(nèi)校規(guī)程及內(nèi)校記錄、計(jì)量器具使用說明書、計(jì)量器具驗(yàn)收單、計(jì)量檢測(cè)記錄等等，這些文件和記錄由品管科計(jì)量員按公司《文件控制程序》/《記錄控制程序》規(guī)定的保存期限、保存環(huán)境、標(biāo)識(shí)方法進(jìn)行管理。
文件管理制度 5
醫(yī)療文件管理制度是指醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部用于規(guī)范各類醫(yī)療文件的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、使用、更新和銷毀等一系列管理活動(dòng)的規(guī)則和程序。這些文件涵蓋了病歷記錄、診斷報(bào)告、治療方案、藥品處方、患者隱私資料等多個(gè)方面。
內(nèi)容概述：
1.文件分類與編碼：明確各類醫(yī)療文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，如門診病歷、住院病歷、影像報(bào)告等，并建立相應(yīng)的編碼系統(tǒng)，便于管理和檢索。
2. 創(chuàng)建與審批流程：規(guī)定醫(yī)療文件的創(chuàng)建過程，包括醫(yī)生填寫、護(hù)士審核、科室負(fù)責(zé)人審批等環(huán)節(jié)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。
3.存儲(chǔ)與保護(hù)：設(shè)定文件的物理存儲(chǔ)位置和電子存儲(chǔ)方式，確保安全性和保密性，同時(shí)規(guī)定備份策略和訪問權(quán)限。
4.使用與查閱：明確醫(yī)療文件的查閱權(quán)限，如醫(yī)護(hù)人員在何種情況下可以查閱患者資料，患者本人或家屬如何獲取信息。
5.更新與修訂：規(guī)定文件更新的。流程，如病情變化、治療方案調(diào)整等情況下的記錄更新，以及定期審查和修訂制度。
6.保存期限與銷毀：設(shè)定各類文件的保存期限，過期文件的處理方式，以及銷毀流程，遵守相關(guān)法律法規(guī)。
7.培訓(xùn)與監(jiān)督：定期對(duì)員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，確保其理解和執(zhí)行規(guī)定，同時(shí)設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處罰。
文件管理制度 6
第一條文件的接收。收到文件后及時(shí)檢查、核對(duì)，在收文登記薄上分類詳細(xì)登記，并注明密級(jí)。
外出參加會(huì)議人員應(yīng)將帶回的文件交機(jī)要室統(tǒng)一登記管理。
第二條文件的保管。機(jī)要文件必需存放在保險(xiǎn)柜中，由專人保管。去省委領(lǐng)取或消退文件應(yīng)有專車接送，嚴(yán)防丟失。
第三條文件的傳閱。機(jī)要文件由機(jī)要人員直接呈送。閱文者應(yīng)及時(shí)閱示，并于當(dāng)日退回機(jī)要室，不得橫傳，不得留存文件。
第四條文件的借閱。借閱機(jī)要文件應(yīng)當(dāng)履行登記手續(xù)，閱文和傳達(dá)文件要嚴(yán)格按規(guī)定的范圍，不得擴(kuò)大，不得將文件帶入無關(guān)場(chǎng)所，不得攜帶機(jī)要文件順便辦理私事，文件用后及時(shí)歸還。省軍級(jí)文件一律不外借。
第五條文件的復(fù)制。嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)部門復(fù)制國家秘密載體的管理規(guī)定。復(fù)制機(jī)要文件要履行審批手續(xù)。絕密級(jí)文件一律不得復(fù)制。其它文件復(fù)制必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)制的文件視同原件管理。
第六條文件的清退。省軍級(jí)、地市級(jí)文件每年按要求到上級(jí)發(fā)文單位進(jìn)行清退，其它機(jī)要文件要認(rèn)真填寫* 要求，及時(shí)分類立卷、歸檔，并辦理相關(guān)手續(xù)。
第八條文件的銷毀。各單位（部門）需要銷毀的文件資料交機(jī)要室統(tǒng)一辦理銷毀手續(xù)，禁止把文件、內(nèi)部資料當(dāng)廢品出售。由機(jī)要秘書填寫“文件銷毀單”，經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理，必須2人押送，實(shí)行監(jiān)銷。
第九條文件的檢查。借出的文件及時(shí)檢查、催還。每學(xué)期末對(duì)外借文件進(jìn)行一次檢查催還工作，如發(fā)現(xiàn)有丟失文件情況，及時(shí)上報(bào)校保密委員會(huì)。
文件制度管理 7
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書，從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理，綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對(duì)、監(jiān)印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔，建立文件的收發(fā)登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等，要求按公文規(guī)定格式行文。
第五條 以公司名義向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定，發(fā)文字號(hào)為:×××公司發(fā)[××年號(hào)]第×號(hào)。
第六條 公司內(nèi)部行文及對(duì)外發(fā)文，必須使用行文卡，擬稿人、打印校對(duì)人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。
第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后，方可蓋章行文。
第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請(qǐng)單，任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對(duì)、撰稿人再校。
第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時(shí)，由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會(huì)簽。
第十條 綜合管理部對(duì)傳閱的文件要及時(shí)收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案，以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作，負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案，進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關(guān)單位的'來往信件，各種協(xié)議、合同；
2、公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定；
3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié)；
4、會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件；
5、公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；
6、公司各部門的發(fā)文；
7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。
8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件；
9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件；
10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損，所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。
3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
文件管理制度 8
作業(yè)文件管理制度的`重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.維護(hù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化：通過規(guī)范作業(yè)文件，確保企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)化，減少錯(cuò)誤和遺漏。
2.提升工作效率：清晰的文件流程能減少溝通成本，提高工作效率。
3.保障質(zhì)量和安全：規(guī)范的操作規(guī)程有助于保證產(chǎn)品質(zhì)量，防止安全事故的發(fā)生。
4.法規(guī)遵從：符合行業(yè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。
5.傳承知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)：通過文件化，企業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)得以有效積累和傳承。
文件管理制度 9
為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放：
（1）財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
（2）各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
（3）任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。
（4）需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學(xué)習(xí)材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員，再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。
2、文件的更改：
（1）任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀，由原編制構(gòu)成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改（數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可），連同編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
（2）文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)狀況，可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章。
3、文件的換頁：
（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構(gòu)成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁狀況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。
（2）所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁銷毀。
4、文件的回收、作廢：
（1）因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。
（2）文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。
（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。
（4）所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
5、其它規(guī)定：
（1）任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。
（2）無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。
（3）任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員? 不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
文件管理制度 10
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責(zé)
3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放，作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料；
b)圖紙資料；
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件；
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件；
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議；
f)業(yè)主檔案（如:公共合約、用戶登記表等，屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn)，由綜合管理部管理與控制，具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4）。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理，辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼，以便于歸檔，根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件，可分為:
a)內(nèi)行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號(hào)
x-x.x-xx
文件盒編號(hào)
同號(hào)柜序列號(hào)
文件柜編號(hào)
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù)，文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放，對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔，并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02)，注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等，如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索，便于對(duì)文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放，由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03)，注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等，并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng)，以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失，發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回，同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào)，并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí)，辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應(yīng)闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明，因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議，公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案，公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門，如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協(xié)助與配合，但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件，由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許，不得隨意復(fù)印公司的文件資料，如因工作需要復(fù)印文件，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱，復(fù)印數(shù)量，并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管，當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí)，應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06)，由辦公室主任批準(zhǔn)，辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件，并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來文件分發(fā)號(hào)。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換，保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件，經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的，應(yīng)向上級(jí)匯報(bào)，經(jīng)總經(jīng)理審批后，給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行，一人實(shí)施，一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件，應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢，并向各部門書面發(fā)布作廢聲明，防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號(hào)
名稱
編號(hào)
存放地點(diǎn)
存放時(shí)間
1
[印制文件登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr--wd01--02--02
辦公室
長(zhǎng)期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[文件復(fù)印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
文件管理制度 11
第一條：為提高我局規(guī)范性文件的質(zhì)量，確保規(guī)范性文件的合法性，保護(hù)行政管理相對(duì)人的合法權(quán)益，根據(jù)《行政許可法》的規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際，制定本辦法。
第二條：本局依法制定，涉及管理相對(duì)人權(quán)利、義務(wù)，具有普遍約束力并可反復(fù)適用的規(guī)定、辦法、細(xì)則、決定、通告等文件的起草、審查、備案、登記、公布，適用本辦法。
下列文件不適用本辦法：
（一）部署工作，規(guī)范本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)內(nèi)部工作的文件；
（二）會(huì)議紀(jì)要。
第三條：規(guī)范性文件資料應(yīng)貼合下列規(guī)定：
（一）貼合法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定；
（二）貼合職權(quán)法定原則；
（三）與WTO原則或其他規(guī)范性文件相協(xié)調(diào)，無地方保護(hù)和行業(yè)保護(hù)的規(guī)定。
第四條：規(guī)范性文件不得創(chuàng)設(shè)下列事項(xiàng)：
（一）行政許可；
（二）行政事業(yè)性收費(fèi)；
（三）行政處罰；
（四）行政強(qiáng)制措施；
（五）限制或者處分公民、法人或者其他組織的法定權(quán)益；
（六）法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定之外的義務(wù)。
第五條：法制辦負(fù)責(zé)對(duì)規(guī)范性文件進(jìn)行監(jiān)督和管理（包括規(guī)范性文件的制定、審查、廢止、備案、清理、匯編等）。
第六條：規(guī)范性文件原則上由業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)指定專人負(fù)責(zé)起草。需報(bào)市政府或市人大批準(zhǔn)的規(guī)范性文件，應(yīng)由業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)組織起草小組進(jìn)行起草。起草小組能夠吸納有關(guān)部門的人員、有關(guān)專業(yè)人員或社會(huì)團(tuán)體的代表參加。
第七條：規(guī)范性文件初稿構(gòu)成后，應(yīng)由負(fù)責(zé)起草的業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)將以下材料提交法制辦審查：
（一）規(guī)范性文件文本；
（二）制定規(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
（三）制定規(guī)范性文件的依據(jù)文本。
規(guī)范性文件資料與其他行政機(jī)關(guān)職責(zé)相關(guān)聯(lián)的，還應(yīng)供給與其他行政機(jī)關(guān)協(xié)商情景的說明。
第八條：法制辦應(yīng)當(dāng)在收到送審材料之日起7個(gè)工作日內(nèi)提出審查意見。遇特殊情景，可再延長(zhǎng)7個(gè)工作日。
第九條：法制辦按照本辦法第三條、第四條的規(guī)定，對(duì)規(guī)范性文件進(jìn)行審查并按下列規(guī)定處理：
（一）貼合本辦法第三條、第四條規(guī)定的，簽署同意意見后轉(zhuǎn)局辦公室進(jìn)行文字把關(guān)；
（二）送審材料不貼合本辦法第三條、第四條規(guī)定的，將送審材料退回負(fù)責(zé)起草的業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)，并書面說明理由；
（三）送審材料只存在立法技術(shù)問題的，予以修改并簽署同意意見后轉(zhuǎn)局辦公室進(jìn)行文字把關(guān)。
第十條：凡資料涉及本辦法第四條規(guī)定事項(xiàng)之一的規(guī)范性文件，經(jīng)局辦公會(huì)議討論決定或局長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由法制辦負(fù)責(zé)提交以下材料送市政府法制辦公室，由市政府法制辦公室按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行登記審查：
（一）規(guī)范性文件文本和提請(qǐng)審查的公函（一式兩份）；
（二）制定規(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
（三）制定規(guī)范性文件的依據(jù)文本；
（四）本部門法制工作機(jī)構(gòu)的書面意見。
規(guī)范性文件資料與其他行政機(jī)關(guān)職責(zé)相關(guān)聯(lián)的，還應(yīng)供給與其他行政機(jī)關(guān)協(xié)商情景的說明。
第十一條：凡資料不涉及本辦法第四條規(guī)定事項(xiàng)之一的規(guī)范性文件，由主管局領(lǐng)導(dǎo)審核經(jīng)局長(zhǎng)批準(zhǔn)后簽發(fā)，并應(yīng)自發(fā)布之日起7個(gè)工作日內(nèi)由法制辦將下列材料送市政府法制辦公室進(jìn)行備案審查：
（一）規(guī)范性文件文本和提請(qǐng)審查的公函（一式兩份）；
（二）制定規(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
（三）制定規(guī)范性文件的依據(jù)文本；
（四）本部門法制工作機(jī)構(gòu)的書面意見。
負(fù)責(zé)起草規(guī)范性文件的業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在規(guī)范性文件發(fā)布后3日內(nèi)將第一款第（一）、（二）、（三）項(xiàng)材料交法制辦。
第十二條：規(guī)范性文件除按本辦法第九條、第十條規(guī)定交市政府法制辦進(jìn)行登記審查和備案審查以外，還應(yīng)在發(fā)布之日起3日內(nèi)由負(fù)責(zé)起草的業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)將規(guī)范性文件文本一式五份交法制辦，由法制辦統(tǒng)一送市政府法制辦、市人大、上級(jí)質(zhì)監(jiān)局等部門備案。
第十三條：規(guī)范性文件應(yīng)當(dāng)自發(fā)布之日起30日內(nèi)在本局網(wǎng)站上公開，亦可同時(shí)采取其他方式公開。規(guī)范性文件在本局網(wǎng)站的公開程序按照本局政務(wù)公開的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十四條：規(guī)范性文件應(yīng)自發(fā)布之日起30日后施行。確因特殊情景，不立即施行將有礙于規(guī)范性文件正確施行的，可自發(fā)布之日起施行。
第十五條：規(guī)范性文件目錄由法制辦按年編印發(fā)布，規(guī)范性文件按政府每屆任期匯編一本。
第十六條：對(duì)違反本辦法的職責(zé)追究，按照《儀征市規(guī)范性文件制定與備案審查辦法》規(guī)定處理。
第十七條：本辦法由揚(yáng)州市儀征質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局法制機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)解釋。
第十八條：本辦法自發(fā)布之日起施行。
公司文件管理制度 12
一、總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文、同級(jí)函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條 文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條 各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條 各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條 文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
2、各種專業(yè)例會(huì)記錄；
3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果；
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條 立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條 本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。
文件管理制度 13
1、主題內(nèi)容與適用范圍
本文件根據(jù)我廠產(chǎn)品的生產(chǎn)性質(zhì)、生產(chǎn)類型和產(chǎn)品的復(fù)雜程度以及工種狀況，對(duì)常用的工藝文件規(guī)定了完整性。
本文件適用于變壓器新產(chǎn)品的生產(chǎn)。老產(chǎn)品的工藝整頓也參照?qǐng)?zhí)行。
2、引用標(biāo)準(zhǔn)
gb/t4863-93機(jī)械制造工藝基本術(shù)語
gb/t6583-1994質(zhì)量保證術(shù)語
jb/t9167一1998工藝裝備設(shè)計(jì)管理導(dǎo)則
jb/t9165.1-1998工藝文件完整性
3、一般要求
3.1工藝文件是指導(dǎo)工人操作和用于生產(chǎn)、工藝管理的主要依據(jù)，要做到正確、完整、統(tǒng)一、清晰。
3.2本標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的內(nèi)容應(yīng)在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、試制、鑒定和生產(chǎn)的各個(gè)階段相應(yīng)編制完成。
3.3產(chǎn)品的生產(chǎn)性質(zhì)是指樣機(jī)試制、小批量試制和正式批量生產(chǎn)。樣機(jī)試制主要是驗(yàn)證產(chǎn)品設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)，對(duì)工藝文件不要求完整，可根據(jù)具體情況而定；小批試制主要是驗(yàn)證工藝，所以小批量試制的工藝文件基本上應(yīng)與正式批量生產(chǎn)的工藝文件相同。不同的是后者通過小批試制過程驗(yàn)證后的修改補(bǔ)充，更加完善。
4、工藝文件種類
4.1產(chǎn)品結(jié)構(gòu)工藝性審查記錄
記錄產(chǎn)品結(jié)構(gòu)工藝性審查情況的一種工藝文件。
4.2工藝方案
根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)要求、生產(chǎn)類型和企業(yè)的'生產(chǎn)能力，提出工藝技術(shù)準(zhǔn)備工作具體任務(wù)和措施的指導(dǎo)性文件。
4.3產(chǎn)品零(部〉件工藝路線表
產(chǎn)品全部零(部〉件(設(shè)計(jì)部門提出外購件的除外〉在生產(chǎn)過程所經(jīng)過部門(科室、車間、小組和工種〉的工藝流程，供技術(shù)科、供應(yīng)部使用。
4.4焊接工藝卡片
用于對(duì)復(fù)雜零(部〉件進(jìn)行電、氣焊接。
4.5特殊工序操作指導(dǎo)卡
4.6典型零件工藝過程卡片
用于制造具有加工特性一致的一組零件。
4.7標(biāo)準(zhǔn)零件工藝過程卡片
用于制造標(biāo)準(zhǔn)相同、規(guī)格不同的標(biāo)準(zhǔn)零件。
4.8裝配工藝過程卡片。
4.9工藝守則
某一專業(yè)工種所通用的一種基本操作規(guī)程
4.10工序質(zhì)量分析表
用于分析工序質(zhì)量控制點(diǎn)的每個(gè)特征值-操作者、設(shè)備、工裝、材料、方法、環(huán)境等因素對(duì)質(zhì)量的影響程度，以使質(zhì)量處于良好的控制狀態(tài)的一種工藝文件。
4.11工序質(zhì)量控制圖
用于對(duì)工序質(zhì)量控制點(diǎn)按質(zhì)量波動(dòng)因素進(jìn)行分析、控制的圖表。
4.12產(chǎn)品質(zhì)量控制點(diǎn)目錄
填寫產(chǎn)品中所有質(zhì)量控制點(diǎn)的零件圖號(hào)、名稱及控制點(diǎn)名稱等的一種工藝文件。
4.13外協(xié)件明細(xì)表
填寫產(chǎn)品中所有外協(xié)件的圖號(hào)、名稱和加工內(nèi)容等的一種工藝文件。
4.14外購工具明細(xì)表
填寫產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中所需的特殊外購刀具、量具等的名稱、規(guī)格與精度的一種工藝文件。
4.15專用工藝裝備明細(xì)表
填寫產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中所需的全部專用工裝的編號(hào)、名稱等的一種工藝文件。
4.16工位器具明細(xì)表
填寫產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中所需的全部工位器具的編號(hào)、名稱等的一種工藝文件。
4.17專用工藝裝備圖樣及設(shè)計(jì)文件
專用工藝應(yīng)具備完整的設(shè)計(jì)文件，包括專用工裝設(shè)計(jì)任務(wù)書、裝配圖、零件圖、零件明細(xì)表、使用說明書(簡(jiǎn)單的專用工裝可在裝配圖中說明)。
4.18材料消耗工藝定額明細(xì)表
填寫產(chǎn)品每個(gè)零件在制造過程中所需消艷的各種材料的名稱、牌號(hào)、規(guī)格、重量等的一種工藝文件。
4.19材料消耗工藝定額匯總表
將'材料消耗工藝定額明細(xì)表'中的各種材料按單臺(tái)產(chǎn)品匯總填寫的一種工藝文件。
4.20工藝總結(jié)
新產(chǎn)品經(jīng)過試制生產(chǎn)后，工藝人員對(duì)工藝準(zhǔn)備階段的工作和工藝、工裝的使用情況進(jìn)行記述，并提出處理意見的一種工藝文件。
4.21產(chǎn)品工藝文件目次產(chǎn)品所有工藝文件的清單。
4.22車間定置管理圖
在車間定置中，用于表明物品與場(chǎng)地關(guān)系的布置圖。
4.23產(chǎn)品制造工藝流程圖
是生產(chǎn)對(duì)象由投入到產(chǎn)出，經(jīng)過一定順序排列的檢驗(yàn)關(guān)系圖。
4.24產(chǎn)品檢驗(yàn)流程圖。
4.25油漆工藝卡片。
4.26檢驗(yàn)卡片。
根據(jù)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、圖樣、技術(shù)要求和工藝規(guī)范，對(duì)產(chǎn)品及零件、部件的質(zhì)量特性的檢測(cè)內(nèi)容、要求、手段作出規(guī)定的指導(dǎo)性文件。
4.27工序質(zhì)量控制點(diǎn)操作指導(dǎo)卡。
指導(dǎo)工序質(zhì)量控制點(diǎn)上的工人生產(chǎn)操作的文件。
文件管理制度 14
為規(guī)范我廠體系文件的管理，特制定此考核制度，具體如下:
1、文件發(fā)放要編號(hào)標(biāo)識(shí)，建立發(fā)放記錄，并歸檔保存，文件發(fā)放記錄要求部門、數(shù)量、簽收人、日期（有分發(fā)號(hào)的需注明分發(fā)號(hào)），每缺一項(xiàng)處罰10元。
2、記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆或鋼筆填寫，同一頁上只能使用一種顏色的筆，不得隨意涂改，每發(fā)現(xiàn)一次不按時(shí)記錄處罰10元。
3、記錄表上的日期“年月日”應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字寫清楚、完整（如20xx年4月1日），不準(zhǔn)涂改，每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范寫的處罰10元。
4、記錄表上的“星期”應(yīng)用中文一、二、三、四、五、六、日填寫清楚（如星期一），不準(zhǔn)涂改，每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范寫的處罰10元。
5、記錄表上的體系文件編號(hào)，編號(hào)與現(xiàn)行體系文件編號(hào)不符的應(yīng)及時(shí)改正（如lt—55應(yīng)改為yl—80），改正編號(hào)時(shí)應(yīng)將舊編號(hào)單杠劃去，沒有編號(hào)的要按現(xiàn)行體系文件編號(hào)要求編號(hào)，檢查中每發(fā)現(xiàn)一次未按規(guī)定編號(hào)的或改正編號(hào)的處罰5-10元。
6、各種相關(guān)記錄中的相關(guān)欄目都應(yīng)該填寫，記錄表不適用時(shí)應(yīng)及時(shí)更改，檢查中每發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)空缺處罰車間10元（如記錄表中的交班人、接班人、負(fù)責(zé)人每班都要填寫清楚），記錄表中不填寫的欄目，應(yīng)將欄目單杠劃去，每發(fā)現(xiàn)一處或一次不填寫而沒有劃掉的欄目處罰10元。
7、記錄表各欄目?jī)?nèi)所填寫的數(shù)據(jù)必須與所標(biāo)示的單位一致，如因表格印制等原因?qū)е聵?biāo)示單位與數(shù)據(jù)記錄的不一致時(shí)，應(yīng)修改相應(yīng)欄內(nèi)的標(biāo)示單位或換算成表格內(nèi)標(biāo)示單位，每發(fā)現(xiàn)一處或一次單位不統(tǒng)一的情況處罰10元。
8、各種記錄表如崗位員工因人為原因?qū)戝e(cuò)時(shí)應(yīng)及時(shí)更改，更改可在原處劃改或貼改，劃改用黑色或藍(lán)色中性筆或鋼筆，雙線把原記錄劃掉，使原記錄可辨，并保證涂改率小于1%，檢查中每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范更改的處罰10元。
9、對(duì)于公司、廠部識(shí)別的不符合（不合格），相關(guān)車間應(yīng)及時(shí)制定糾正措施和預(yù)防措施并將不符合（不合格）報(bào)告報(bào)廠部技術(shù)科，對(duì)于沒有按時(shí)匯報(bào)的每推遲一天處罰20元。
10、對(duì)超出操作規(guī)程及作業(yè)指導(dǎo)書中所規(guī)定的數(shù)據(jù)范圍的情況要分析原因并追究有關(guān)人員的違章操作責(zé)任，未采取相關(guān)整改措施的每發(fā)現(xiàn)一次處罰10—30元。
11、各車間應(yīng)在每個(gè)月2號(hào)以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好并自查，不符合體系文件記錄要求的要及時(shí)整改，廠部每月將對(duì)各車間進(jìn)行不定期檢查，檢查中發(fā)現(xiàn)的問題按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核。
12、對(duì)現(xiàn)場(chǎng)檢查中的提問，崗位操作人員應(yīng)能準(zhǔn)確回答操作要領(lǐng)以及設(shè)備保養(yǎng)等的“應(yīng)知應(yīng)會(huì)”內(nèi)容，對(duì)于未能正確回答有關(guān)“應(yīng)知應(yīng)會(huì)”內(nèi)容的每發(fā)現(xiàn)一次處罰車間10元。
13、各生產(chǎn)崗位都應(yīng)該有內(nèi)容齊全的操作規(guī)程，并粘貼上墻，檢查中每發(fā)現(xiàn)一處無操作規(guī)程處罰相關(guān)車間30元，未粘貼上墻處罰責(zé)任人10元。
14、車間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表必須完善，檢查中每發(fā)現(xiàn)一處不完善處罰相關(guān)車間10—30元。
文件管理制度 15
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括：
1） 開發(fā)計(jì)劃階段：方案設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。
2） 開發(fā)設(shè)計(jì)階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序。
3） 產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表（原理圖和印制板圖）、產(chǎn)品調(diào)試記錄。
4） 產(chǎn)品維護(hù)階段：設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
4、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)。
5、技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。
6、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于生產(chǎn)和歸檔。
文件管理制度 16
工程部機(jī)房上墻文件：機(jī)房管理制度
1、所有機(jī)房、設(shè)備豎井均應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)。不準(zhǔn)亂堆雜物，保持通道的暢通。
2、保持整潔，各設(shè)備表面應(yīng)干凈無雜物。每年要對(duì)高處及死角進(jìn)行一次全面清掃。
3、嚴(yán)禁在機(jī)房?jī)?nèi)聚會(huì)、聊天、嬉戲、睡覺、喧嘩等，不得做與工作無關(guān)的事。
4、嚴(yán)禁攜帶易燃易爆物品進(jìn)入機(jī)房，嚴(yán)禁在機(jī)房?jī)?nèi)吸煙。未經(jīng)批準(zhǔn)不得在機(jī)房?jī)?nèi)進(jìn)行動(dòng)火類作業(yè)。
5、機(jī)房的`電話為值班專業(yè)電話，應(yīng)時(shí)刻保持待機(jī)狀態(tài)，嚴(yán)禁打私人電話或長(zhǎng)時(shí)間占用電話。
6、機(jī)房的設(shè)備由值班人員負(fù)責(zé)運(yùn)行操作、維護(hù)保養(yǎng)及巡視工作，無關(guān)人員嚴(yán)禁進(jìn)入。
7、外來人員進(jìn)入機(jī)房須填寫《工程部機(jī)房外來人員登記表》。
8、發(fā)現(xiàn)異常現(xiàn)象要及時(shí)處理和報(bào)告，并做好記錄。
xx物業(yè)管理公司工程部
20xx年x月xx日
文件管理制度 17
技術(shù)文件管理制度是一項(xiàng)關(guān)鍵的企業(yè)管理工具，旨在確保技術(shù)信息的準(zhǔn)確、完整和安全。它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、使用到廢棄的全過程，旨在提高工作效率，保障產(chǎn)品質(zhì)量，并符合法規(guī)要求。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與編碼：明確各類技術(shù)文件的定義和分類標(biāo)準(zhǔn)，如設(shè)計(jì)圖紙、工藝規(guī)程、操作手冊(cè)等，建立統(tǒng)一的編碼體系，便于管理和檢索。
2. 文件審批流程：規(guī)定文件的'起草、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布環(huán)節(jié)，確保文件的準(zhǔn)確性、合規(guī)性。
3. 文件版本控制：管理文件的修訂歷史，防止舊版文件的誤用。
4. 文件存儲(chǔ)與保護(hù)：設(shè)定文件的存儲(chǔ)位置、期限和備份策略，防止丟失或損壞。
5. 文件使用與借閱：規(guī)定文件的使用權(quán)限、借閱流程，確保信息的安全。
6. 文件更新與廢棄：設(shè)定文件的更新周期和廢棄條件，保持信息的時(shí)效性。
7. 文件培訓(xùn)與考核：定期對(duì)員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，評(píng)估其理解和執(zhí)行情況。
文件管理制度 18
為加強(qiáng)鼓樓區(qū)委辦公室涉密文件、資料的管理，規(guī)范相關(guān)工作程序，根據(jù)《中華人民共和國保密法》（以下簡(jiǎn)稱《保密法》）及有關(guān)保密工作規(guī)定，制定本制度。
一、收文制度
接收國家秘密文件、資料，密件包裝應(yīng)當(dāng)由辦公室保密人員拆封。同時(shí)應(yīng)單獨(dú)設(shè)薄登記，接收人員應(yīng)及時(shí)履行清點(diǎn)、登記、編號(hào)、簽收等手續(xù)。
二、發(fā)文制度
分發(fā)國家秘密文件、資料，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍發(fā)放，不得擅自擴(kuò)大范圍。發(fā)文人員應(yīng)履行登記、編號(hào)、簽收手續(xù)，并嚴(yán)格分發(fā)范圍，遵守相關(guān)規(guī)定；簽收時(shí)必須逐件清點(diǎn)、核對(duì)。
傳遞涉密文件、資料應(yīng)當(dāng)通過保密員進(jìn)行，文件應(yīng)包裝密封，嚴(yán)格按規(guī)定登記簽收。
三、制作(打印)制度
制作國家秘密文件、資料，應(yīng)當(dāng)按照《保密法》規(guī)定，履行定密程序，標(biāo)明密級(jí)和保密期限，注明發(fā)放范圍及制作數(shù)量，絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)的應(yīng)當(dāng)編排順序號(hào)。使用計(jì)算機(jī)制作秘密文件、資料的，該計(jì)算機(jī)不能與公共信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接。密件應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部文印室印刷，嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的數(shù)量制作，不得多制、私留。
四、閱讀（傳閱）制度
涉密文件、資料須按規(guī)定范圍傳達(dá)、閱讀，不得擅自擴(kuò)大范圍，也不得向無關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負(fù)責(zé)專夾專閱，并填寫“傳閱單”，記載夾內(nèi)密件份數(shù)、編號(hào)和閱讀時(shí)間等，閱后簽字并主動(dòng)退回，不得橫傳，對(duì)急辦的文件，保密員要及時(shí)催辦。涉密文件應(yīng)在辦公室或機(jī)要室閱讀，絕密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)即閱即批即退，并有保密員在場(chǎng)。
五、借閱制度
閱讀和使用涉密文件、資料應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的辦公場(chǎng)所進(jìn)行，確需在辦公場(chǎng)所外閱讀和使用的，要履行嚴(yán)格的借閱記錄手續(xù)。借閱人對(duì)文件負(fù)有安全和保密的責(zé)任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴(yán)禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場(chǎng)所。保密員對(duì)借出的文件應(yīng)按時(shí)限要求及時(shí)追回。
密級(jí)文件資料，未經(jīng)密級(jí)確定機(jī)關(guān)、單位或者上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，禁止復(fù)制、復(fù)印、摘抄、匯編。如復(fù)印、摘抄、匯編機(jī)密級(jí)和秘密級(jí)文件，必須經(jīng)批準(zhǔn)并履行審批手續(xù)，同時(shí)不得改變其密級(jí)、保密期限和知悉范圍，并視同原件管理。
六、清退制度
按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)清退的涉密文件、資料，原則上應(yīng)按要求退回原制發(fā)的機(jī)關(guān)、單位。特殊情況的，應(yīng)說明原因并報(bào)經(jīng)原制發(fā)機(jī)關(guān)同意。
七、銷毀制度
需要銷毀的涉密文件、資料由保密員造冊(cè)，報(bào)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批，并履行清點(diǎn)、登記手續(xù)，不得擅自銷毀。送指定造紙廠銷毀的，要有保密員等二人以上押運(yùn)和監(jiān)銷。嚴(yán)禁將涉密載體作為廢品出售。
送閱、傳閱文件保密管理制度
1、呈送領(lǐng)導(dǎo)人指示的文件，應(yīng)進(jìn)行登記，領(lǐng)導(dǎo)人批示后，應(yīng)退還辦文部門，領(lǐng)導(dǎo)人之間不得橫向傳批文件，不應(yīng)把批文直接交承辦單位。
2、傳閱文件一律采取直傳方式，經(jīng)管文件的人員應(yīng)逐件登記送閱文人，閱后退回，要清點(diǎn)份數(shù)，閱文人之間不得橫向傳閱。
3、傳閱文件一般每次不得超過兩天，急件閱后即退，不得任意積壓與延長(zhǎng)時(shí)間。
4、傳閱夾內(nèi)的文件，不許隨意抽取。若因工作需要，必須經(jīng)收發(fā)人員同意，并辦理借閱手續(xù)。不得擅自擴(kuò)大文件的傳閱范圍。
5、文件閱畢后，必須簽注姓名(全稱）及時(shí)間。
6、傳閱文件必須注意保存與愛護(hù)，不得污損或丟失。
7、凡發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)干部私人圈閱的各類文件，在年終必須按規(guī)定清退
八、會(huì)議保密管理制度
1、召開秘密程度較高的重要會(huì)議，會(huì)前應(yīng)與保衛(wèi)、保密部門聯(lián)系，共同采取安全保密措施，并對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行保密教育，規(guī)定保密紀(jì)律。
2、涉及國家秘密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)選擇具備安全保密條件的會(huì)議場(chǎng)所，嚴(yán)禁使用無線話筒傳達(dá)密件和向室外擴(kuò)音。
3、凡傳達(dá)秘密文件，—定要按文件規(guī)定和上級(jí)指標(biāo)辦理，不得擅自擴(kuò)大傳達(dá)范圍。
4、嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)人會(huì)場(chǎng)，對(duì)需要列席會(huì)議的人員，應(yīng)將名單呈報(bào)主管會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)同志審定。
5、凡規(guī)定不準(zhǔn)記錄的會(huì)議內(nèi)容，與會(huì)人員不得記錄，并不得攜帶錄音機(jī)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)錄音。
6，嚴(yán)禁濫印復(fù)印會(huì)議秘密文件、資料，確因工作需要復(fù)制的，必須經(jīng)過批準(zhǔn)，并標(biāo)明密級(jí)，到指定地點(diǎn)復(fù)制。
7、會(huì)議期間復(fù)制的秘密文件，必須統(tǒng)一編號(hào)，登記分發(fā)，發(fā)給與會(huì)人員的文件，必須妥為保管，不得遺失。
8、與會(huì)人員不得以任何形式對(duì)外泄露會(huì)議秘密內(nèi)容，新聞部門不得公開報(bào)道會(huì)議秘密事項(xiàng)。
9、會(huì)議結(jié)束后，要對(duì)會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行保密檢查，查看有無遺失的文件、資料、筆記本等。
九、要害部位保密安全管理制度
1、要害部位范圍：財(cái)務(wù)室、電腦室、檔案室、物資庫。
2、保密安全管理要求：
①根據(jù)“誰主管、誰負(fù)責(zé)”原則，單位一把手對(duì)本單位要害部位管理負(fù)全面責(zé)任。 ②與本職工作無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入要害部位，因工作關(guān)系需經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)同意后，才能借閱有關(guān)資料和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)。
③貴重物品、現(xiàn)金、票證落實(shí)專人負(fù)責(zé)，責(zé)任人要認(rèn)真做好保管、使用、防火、防盜、防潮、防爆及保密工作，對(duì)要害部位認(rèn)真按安全保衛(wèi)保密要求落實(shí)人防、物防、技防措施，防范于未然。
④建立要害部位管理呈報(bào)制度，要害部位安全值班及交接班登記制度，要害部位管理責(zé)任追究制度，并建立要害部位處置突發(fā)事件預(yù)案。
⑤建立各要害崗位保密安全責(zé)任制，開展經(jīng)常性安全保衛(wèi)保密檢查，針對(duì)存在隱患及時(shí)整改不留后患。
⑥按規(guī)范要求對(duì)要害部位做好避雷、防爆措施及安全用電。結(jié)合業(yè)務(wù)工作中涉及國家秘密的各個(gè)環(huán)節(jié)，制定嚴(yán)格的保密防范措施，并組織實(shí)施。
⑦加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的保密安全管理。對(duì)涉密與非保密計(jì)算機(jī)予以明確區(qū)分，涉密機(jī)必須完全與局域網(wǎng)脫離連接，并禁止上因特網(wǎng)以防泄密。并采取身份認(rèn)證、存儲(chǔ)傳輸加密、配置防視頻泄密xxx等措施加強(qiáng)保密防范。
3、責(zé)任追究：
要害部位管理責(zé)任人或單位因失職或管理不善造成事故的，按照“四不放過”原則進(jìn)行追究，并采取通報(bào)批評(píng)、黃牌警告，一票否決及經(jīng)濟(jì)處罰等方式對(duì)責(zé)任人及單位進(jìn)行處罰，直至追究泄密刑事責(zé)任。
各部門工作人員必須嚴(yán)守黨和國家的秘密，遵守保密守則，按照《保密法》規(guī)定程序依法辦事。
（1）機(jī)關(guān)工作人員必須做到：不該說的秘密，絕對(duì)不說；不該問的`秘密，絕對(duì)不問；不該看的秘密，絕對(duì)不看；不該記錄的秘密，絕對(duì)不記錄；不在非保密本上記錄秘密；不在私人通訊中涉及秘密；不在公共場(chǎng)所和家屬、子女，親友面前談?wù)撁孛埽徊辉诓焕诒Ｃ艿牡胤酱娣琶孛芪募①Y料；不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)秘密事項(xiàng)；不攜帶秘密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。
（2）建立健全收發(fā)文制度，各科室要有專人負(fù)責(zé)履行文件登記、管理和清退工作，發(fā)現(xiàn)屬于國家秘級(jí)文件資料丟失、被竊、泄密時(shí)，必須立即報(bào)告，及時(shí)追查，力挽損失。
（3）各部門年終清退與本部門無關(guān)的并無保存價(jià)值的文件和一些刊物，必須進(jìn)行銷毀或碎紙?zhí)幚恚坏蒙米猿鍪邸?/p>
（4）檔案專、兼職管理人員對(duì)秘密檔案材料應(yīng)嚴(yán)加管理，嚴(yán)格傳遞、借閱手續(xù)，如需借閱者，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案閱覽室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)帶出檔案室，不準(zhǔn)摘抄；檔案人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，以確保檔案的安全。
十、領(lǐng)導(dǎo)干部保密工作責(zé)任制
為保守黨和國家秘密，維護(hù)國家的安全和利益，保障改革開放和社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)的順利進(jìn)行，特制定局領(lǐng)導(dǎo)干部保密工作責(zé)任制。
1、局領(lǐng)導(dǎo)必須模范遵守保密法律、法規(guī)和下列保密責(zé)任制。
①不泄露知悉的黨和國家秘密。
②不在無保密保障的場(chǎng)所閱辦秘密文件、資料。
③不使用無保密保障的電信通信傳輸黨和國家秘密。
④不在家屬、親友、熟人和其他無關(guān)人員面前談?wù)撋婕包h和國家秘密事項(xiàng)．
⑤不在私人通訊及公開發(fā)表的文章、著作中涉及黨和國家秘密內(nèi)容．
⑥不得攜帶秘密文件、資料參加社交活動(dòng)。
⑦不在出國訪問、考察等外事活動(dòng)中攜帶秘密文件、資料。
⑧不在接受來訪和采訪活動(dòng)中涉及黨和國家秘密。
⑨閱辦完畢的秘密文件、資料應(yīng)按規(guī)定及時(shí)清退、歸檔。
2、現(xiàn)職干部閱辦秘密文件、資料和辦理其他涉及黨和國家秘密的事務(wù)，應(yīng)在辦公室進(jìn)行。
3、現(xiàn)職干部因病住院，某些急辦秘密文電確需送醫(yī)院辦理的，應(yīng)指定專人隨送隨辦并及時(shí)收回，不得泄露與擴(kuò)散。
4、局領(lǐng)導(dǎo)及其身邊工作人員發(fā)生泄密問題，應(yīng)主動(dòng)及時(shí)向保密部門報(bào)告，并積極配合有關(guān)部門及時(shí)采取補(bǔ)救措施，避免和減少損失。
十一、崗位保密工作職責(zé)
為加強(qiáng)對(duì)保密工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)落實(shí)保密工作責(zé)任制，嚴(yán)格保守黨和國家秘密，保障機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。特制定保密崗位工作職責(zé)如下：
(一)領(lǐng)導(dǎo)崗位保密工作職責(zé)
2、禁止用普通電話和無線移動(dòng)電話交談保密事項(xiàng)。
3、閱批文件要認(rèn)真做到“人離文入柜”，“人離門上鎖”。閱讀完畢的文件、資料隨時(shí)退還機(jī)要、秘書人員或承辦人。對(duì)記有秘密事項(xiàng)的筆記本、辦公用紙等，要妥善保管，定期清理。
4、參加會(huì)議接到的秘密文件、資料，用后要及時(shí)交機(jī)要、秘書人員登記保管，不準(zhǔn)擅自擴(kuò)大傳閱、傳達(dá)范圍。
5、不準(zhǔn)將涉密文件、資料帶回家中；按照有關(guān)規(guī)定確需在家中辦公、閱讀文件的領(lǐng)導(dǎo)同志，要有存放文件的保密設(shè)備；不準(zhǔn)讓家屬、子女、親友閱讀秘密文件、資料；取送文件由秘書或機(jī)要人員負(fù)責(zé)。
6、審校、簽發(fā)文件、刊物稿件時(shí)，要同時(shí)審核標(biāo)密情況，把好定密關(guān)。
7、不在出國訪問、公共場(chǎng)所、社交活動(dòng)中攜帶秘密文件。
8、本人發(fā)生泄密問題后，要及時(shí)向組織和保密委員會(huì)報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。
(二）秘書崗位保密工作職責(zé)
1、嚴(yán)守紀(jì)律，忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度和規(guī)定。
2、一切秘密文件、電報(bào)、檔案、資料、刊物、錄音帶、錄像帶和領(lǐng)導(dǎo)同志的筆記、信件等，必須嚴(yán)加保管。密件與普通件要分類存放；密件要存人保險(xiǎn)柜，離崗時(shí)要上鎖，關(guān)好門窗。
3、因特殊情況代收秘密文件、密碼電報(bào)和檔案材料時(shí)，不得私自拆閱，并及時(shí)辦好移交手續(xù)。
4、收到密件要認(rèn)真核對(duì)、登記，及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)閱批，或按保密規(guī)定妥善處理。
5、傳閱秘密文件、資料要嚴(yán)格實(shí)行簽收制度，按規(guī)定范圍單線傳閱，不得橫傳，隨時(shí)掛號(hào)銷號(hào)，及時(shí)催閱；不得擅自翻印、摘抄轉(zhuǎn)載、公開引用。
6、秘密文件的成文草稿或多印件，視同正式文件登記、保管、歸檔或銷毀。
7、發(fā)現(xiàn)密件丟失或下落不明，要立即報(bào)告保密部門，并抓緊查找，采取補(bǔ)救措施。
8、尚未公開的涉密的領(lǐng)導(dǎo)同志講話、談話和批示，以及尚未公開的涉密的會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、內(nèi)容及會(huì)議文件、資料、記錄、錄音、錄像等，不得向外泄。
9、定期檢查、清理、清退、銷毀文件。銷毀文件要執(zhí)行登記、審批、監(jiān)毀制度。嚴(yán)防將秘密文件、資料和文件底稿隨同舊報(bào)紙等出售。
10、對(duì)會(huì)議記錄和有關(guān)文件、資料要嚴(yán)加保管，及時(shí)立卷歸檔。
11、工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將負(fù)責(zé)保管的文件、電報(bào)、資料、保密本等載體移交給組織指定的人負(fù)責(zé)接收，不準(zhǔn)帶走。
1、應(yīng)熟悉《保密法》及其配套法規(guī)，依法履行保密義務(wù)，爭(zhēng)做學(xué)法守法的模范。
2、應(yīng)嚴(yán)格遵守《國家工作人員十條保密守則》.
3、要懂得復(fù)印國家秘密文件、資料，必須辦理審批手續(xù)，復(fù)印件耍同原件一樣妥為保管。
4、嚴(yán)禁攜帶或郵寄涉及國家秘密的文件、資料和其他物品出售，如確因工作需要，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定到所在地保密局辦理手續(xù)。
5、在對(duì)外交往和涉外活動(dòng)中，既要熱情友好，又要注意內(nèi)外有別，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向外方人員提供黨和國家的秘密。
6、不將秘密文件堆放在桌面上，人離開辦公室時(shí)，應(yīng)將秘密文件收藏在抽屜或櫥柜，并隨手關(guān)門。
7、個(gè)人不得保存秘密文件，閱辦完畢后應(yīng)及時(shí)清退。
8、起草文件過程中產(chǎn)生的廢棄稿紙，不準(zhǔn)隨便亂扔，應(yīng)投入廢紙簍集中燒毀，重要的要當(dāng)即銷毀。
十三、印崗位保密工作職責(zé)
1、凡帶密級(jí)文件，沒有領(lǐng)導(dǎo)簽字不得私自復(fù)印。復(fù)印的秘密文件：絕密級(jí)的，需經(jīng)原制發(fā)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后才能復(fù)印；機(jī)密、秘密級(jí)的要有縣級(jí)以上單位的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能復(fù)印。要嚴(yán)格控制份數(shù)，復(fù)印件要按原件一樣管理。
2、嚴(yán)格保管承印的秘密文稿、資料及有秘密內(nèi)容的磁盤。
3、嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，打印、復(fù)印的涉密文稿的內(nèi)容不得傳播，不得讓無關(guān)人員閱看，不得私自多印留存。
4、打印的密件廢頁、蠟紙應(yīng)及時(shí)處理，不得讓無關(guān)人員閱看。
5、文印室內(nèi)禁止無關(guān)人員逗留、參觀，嚴(yán)禁會(huì)客
文件管理制度 19
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進(jìn)行文件收文處理。
2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé)，傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理。
3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。
4、各部門收到的函件，應(yīng)交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機(jī)密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門對(duì)公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
4、向上級(jí)單位呈報(bào)的文件，由辦公室派專人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。
5、監(jiān)理項(xiàng)目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。
三、文件查詢
1、凡查詢、復(fù)印、借閱文件，均需申請(qǐng)、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營機(jī)密及項(xiàng)目當(dāng)事人有關(guān)機(jī)密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司，只能在公司復(fù)印。
文件管理制度 20
一、公司員工必須切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
文件管理制度 21
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍：公司的規(guī)劃、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、檔案管理員的職責(zé)：
1、貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策。嚴(yán)格遵守《檔案管理法》。
2、積極參加檔案工作的對(duì)外協(xié)作活動(dòng)。
3、集中統(tǒng)一管理公司各類檔案資料，努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，不斷提高檔案管理水平。
4、定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。
5、做好借閱和利用效果登記；做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作；做好分類和綜合工作。
6、保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案的借閱
1、因工作需要，公司員工需借閱檔案時(shí)，由部門經(jīng)理核批。
2、公司檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。
3、檔案借閱者必須做到：
①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
五、檔案的銷毀
1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
文件管理制度 22
第一條
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。同級(jí)相關(guān)方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收：
凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條 公文的編號(hào)保管：
1、 辦公室收發(fā)員對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上"外來文件流單"，并分類登記編號(hào)、保管。
2、公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室 收發(fā)員進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室 收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第六條 文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、辦公室收發(fā)員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條 發(fā)文的規(guī)定：公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。
第八條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、下發(fā)文件主要用于：(1)公布規(guī)章制度；(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；(3)公布體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；(4)公布重大經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；
3、上行文件主要用于：(1)對(duì)上級(jí)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；外發(fā)文主要用于：(2)同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。
4、在日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5、各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條 發(fā)文程序規(guī)定：
1、各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)；擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期；
2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。
3、 辦公室對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿；
4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
5、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚；
6、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的'文稿交辦公室統(tǒng)一編號(hào)打印；
8、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
五、文件的借閱和清退
第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。
第十一條
借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條 文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔；其它部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀
第十五條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)。
公司文件管理制度 23
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。
3.2受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件 (法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
4職責(zé)
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
4.3.1各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。
4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級(jí)分類
5.1文件分級(jí)
5.1.1一級(jí)文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長(zhǎng)期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊(cè)、經(jīng)營管理規(guī)范等。
5.1.2二級(jí)文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的。文件。
5.1.3三級(jí)文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項(xiàng)目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。
5.1.4四級(jí)文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
6文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)與控制
6.1文件編號(hào)：[Microsof1] 公司名稱+部門代號(hào)+文件名稱+文件順序號(hào)+時(shí)間
注：各部門代號(hào)
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標(biāo)識(shí)與控制
文件分受控與非受控兩種，在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場(chǎng)所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件，以編號(hào)為受控標(biāo)識(shí)；如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識(shí)；
長(zhǎng)期有效的文件予以編號(hào)和標(biāo)識(shí)，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本；
一次性或短時(shí)間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識(shí)，不必跟蹤回收其過期版本。
7文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級(jí)行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎(jiǎng)懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。
(2)公司級(jí)管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財(cái)務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊(cè)、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門；
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門；
(3)各個(gè)部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件；行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件，并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號(hào)，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識(shí)別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識(shí)，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動(dòng)或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí)，由文件歸口部門提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評(píng)審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁的方式進(jìn)行更改；單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號(hào)為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號(hào)。版本號(hào)與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號(hào)最高是10，當(dāng)超過10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場(chǎng)所，對(duì)文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。
(6)公司鼓勵(lì)各部門及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時(shí)，對(duì)已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī)；國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)；上級(jí)主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：
文件密級(jí)發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對(duì)信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
秘密公司部門主管級(jí)以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
附件：
《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》
《文件審閱簽發(fā)單》
《受控文件清單》
《文件發(fā)放登記表》
《文件更改/評(píng)審單》
《文件銷毀(留用)記錄表》
《外來文件清單》
公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽
□通報(bào) □指示 □通知 □批復(fù)
□協(xié)調(diào) □請(qǐng)示 □報(bào)告 □接洽
給(TO)：日期(DATE)： 年 月 日
由(FROM)：□請(qǐng)回復(fù)(REPLY) □請(qǐng)歸檔(FILE)
標(biāo)題(SUBJECT)：
內(nèi)容(MESSAGE)：見下文
(空兩格，正文宋體四號(hào)字，表格視情況酌定)
××××(部門)
二0一×年××月××日
起草人：各部門負(fù)責(zé)人審簽：
分管領(lǐng)導(dǎo)審簽：
總經(jīng)理審簽：
文件發(fā)放記錄表
編號(hào)：
序號(hào)文件名稱文件編號(hào)接收部門份數(shù)簽字發(fā)放/回收日期發(fā)放/回收部門
編制： 年 月 日
文件更改/評(píng)審單
編號(hào)：
文件編號(hào)
文件名稱
更改原因：
更改內(nèi)容：
評(píng)審結(jié)論：
評(píng)審人員：
編制： 年 月 日
文件銷毀(留用)記錄表
編號(hào)：
序號(hào)記錄名稱記錄編號(hào)發(fā)放
日期回收
日期數(shù)量原因
編制： 年 月 日
外來文件清單
編號(hào)：
序號(hào)文件名稱備注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
編制： 年 月 日
受控文件清單
編號(hào)：
序號(hào)文件名稱文件編號(hào)版/次備注
編制： 年 月 日
文件審閱簽發(fā)單
編號(hào)：
擬文部門
擬稿
核稿
文件名稱
文件編號(hào)
文件內(nèi)容摘要
文件發(fā)放范圍
(擬文部門填寫)主 送： 董事長(zhǎng)□ 總經(jīng)理□
抄送：行政人事部□ 財(cái)務(wù)部□ 營銷部□ 項(xiàng)目部□
擬文部門 負(fù)責(zé)人意見：
擬發(fā)簽字：
法務(wù)部意見：
審 簽：
分管副總意見：
審 簽：
總經(jīng)理意見：
審 簽：
簽發(fā)
日期
文件管理制度 24
一、總則及范圍
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1、技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項(xiàng)的確定。
2、技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求
1、技術(shù)文件的種類
（1）技術(shù)類文件
由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。
（2）管理類文件
由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的合同；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單等。
2、文件登記
（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺(tái)賬》，掌握技術(shù)部全xx文件的情況。其臺(tái)賬應(yīng)包括：編號(hào)、名稱、數(shù)量、文件編制時(shí)間。
（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類編號(hào)并作記錄。
3、文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)行保管。
4、文件的借用
（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
5、文件的修改與審批
（1）當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對(duì)不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）分析確定是否需要修改。
（2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）填寫《設(shè)計(jì)更改單》。
《設(shè)計(jì)更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：
（a）技術(shù)文件名稱、編號(hào)、或圖紙名稱、圖號(hào)；
（b）更改理由；
（c）會(huì)審意見、會(huì)審簽名；
（d）設(shè)計(jì)、工藝負(fù)責(zé)人簽名；
（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。
（3）技術(shù)文件的xx與批準(zhǔn)
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計(jì)更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行xx和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會(huì)議通過審定后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。
（4）技術(shù)員接到《設(shè)計(jì)更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存、儲(chǔ)備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應(yīng)作出標(biāo)記）。
文件管理制度 25
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件（黨支部和行政）統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
（二）收文的管理
第四條 公文的簽收
1、單位所有文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由收發(fā)員（文書）登記簽收、拆封（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外）。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員（文書）需注意檢查封口，對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2、對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1. 收發(fā)員（文書） 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號(hào)、保管。
2、本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員（文書）進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員（文書）分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2、一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員（文書）應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員（文書），閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員（文書），切忌橫傳。
5、辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1、單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3、對(duì)單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
（1）公布單位規(guī)章制度；
（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；
（3）公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
（4）公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
（6）其他有關(guān)重大事項(xiàng)；
3、黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
（1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4、日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
5、各科室如會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
（四）發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定：
1、各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng)；
2、黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；
5、辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；
8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
9、文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員（文書）統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印；
11、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員（文書）分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
（五）文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員（文書）對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
（六）文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員（文書）負(fù)責(zé)歸檔：
（1）上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；
（2）黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
（3）黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄；
（4）支部黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
（5）有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；
（7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
（8）反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
（9）單位日志和大事記；
（10）單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
（七）文件的銷毀
第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在辦公室收發(fā)員（文書）和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。
